Tietosuojaseloste

Tämä on Tomtoi Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 31.12.2023. Viimeisin muutos 31.12.2023

1. Rekisterinpitäjä

Tomtoi Oy, Tolkkisten Satamatie 2, 06750 Tolkkinen [email protected]

2. Rekisterin nimi

Tomtoi Oy Tietosuojaseloste

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tomtoi Oy ylläpitää verkkosivustoa (”Palvelu”) ja käsittelee Palvelun käyttäjien ja vierailijoiden henkilötietoja liiketoimintansa toteuttamiseksi ja Palvelun tarjoamiseksi. Tomtoi Oy voi käsitellä tietoja myös Palvelun ja liiketoimintansa parantamiseksi ja kehittämiseksi. Palvelun kävijöiden tietoja käsitellään lisäksi Palvelun toiminnallisuuden varmistamiseksi sekä Palvelun kehittämistä varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu Tomtoi Oy:n oikeutettujen etujen toteuttamiseen sekä käyttäjien osalta täyttääkseen sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuudet. Tomtoi Oy:n oikeutettu etu on tässä yhteydessä liiketoiminnan toteuttaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen, markkinointi ja myynnin edistäminen, asiakassuhteiden hoito sekä mahdollisesti esitettyjen vaateiden käsitteleminen. Lisäksi Tomtoi Oy voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (esim. kirjanpidolliset velvoitteet ja verotus).

Mikäli et halua toimittaa Tomtoi Oy:lle Palvelun käyttämisen yhteydessä pyydettäviä tietoja, ei Tomtoi Oy välttämättä kykene tarjoamaan Palvelun kaikkia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia täysimääräisesti sinulle.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen sekä tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Lisäksi tallennetaan sivuston evästeiden kautta saatuja analytiikkatietoja.

Tiedot säilytetään vain sen ajan, kun tietoja tarvitaan Palvelun tarjoamiseksi tai muihin edellä selostettuihin tarkoituksiin tai, kun Tomtoi Oy:n on velvollisuus säilyttää tietoja lainsäädännön mukaan. Voimme säilyttää henkilötietoja pidempiä aikoja siinä määrin, kun se on tarpeen oikeusvaateisiin vastaamiseksi ja puolustautumiseksi. Säilytysaika riippuu siten kyseessä olevasta henkilötiedosta.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuta kenellekään muille Tomtoi Oy:n organisaation ulkopuolisille kuin Tomtoi Oy:n käyttämille alihankkijoille/palveluntarjoajille. Tomtoi Oy vastaa alihankkijoiden toimista kuin omistaan ja huolehtii siitä, että alihankkijat käsittelevät henkilötietoja vain tässä tietosuojaselosteessa esitettyihin tarkoituksiin sekä Tomtoi Oy:n ohjeiden ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa muille kolmansille tahoille ainoastaan, mikäli lainsäädäntö niin edellyttää tai se on tarpeen oikeudellisten vaateiden hoitamiseksi ja Tomtoi Oy:n etujen turvaamiseksi.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, mikäli Tomtoi Oy on osapuolena yritysjärjestelyssä (kuten liiketoimintakaupassa tai sulautumisessa). Tomtoi Oy huolehtii näissäkin tilanteissa siitä, että henkilötiedot pysyvät luottamuksellisina.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä kolmansiin maihin. Mikäli tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Tomtoi Oy huolehtii kaikista lainsäädännön edellyttämistä toimenpiteistä sen varmistamiseksi, että henkilötietojen suojan taso on riittävä myös siinä maassa, jonne henkilötiedot siirretään.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).